Виграна угода стає проєктом в Asana, запит клієнта — задачею з посиланням на його картку, а менеджер бачить хід задач у CRM, не питаючи команду.
Asana — там, де живе команда виконання: проєкти, задачі, розділи, дедлайни і хто що робить. CRM — там, де живуть клієнт, угода і гроші. Між ними зазвичай стоїть людина — акаунт-менеджер, який після кожного продажу руками створює проєкт, передруковує домовленості, а потім у чаті перепитує, чи зроблено задачу. Під'єднання прибирає цю людину з середини: виграна угода відкриває проєкт або задачу з вашого шаблону з уже вписаними даними клієнта, запит клієнта стає задачею з посиланням на картку, задача, завершена в Asana, відображається на угоді в CRM, а коментар команди потрапляє в історію клієнта. Команда й далі працює в Asana, менеджери — у CRM, і ніхто нічого не копіює.
Разом дивимося на вашу Asana: який робочий простір і проєкти беруть участь, які розділи й власні поля важливі і які з них мають бути видні в CRM. Зазвичай беруть участь один-два проєкти або один шаблон, а не весь робочий простір.
Ваш адміністратор Asana обирає, як під'єднання входить. Для під'єднання, що працює лише для вашої компанії, сама Asana пропонує простий шлях: особистий ключ доступу, виданий у консолі розробника від імені названого користувача. Для застосунку, що діє від імені кількох людей, Asana використовує вхід з явною згодою кожного з них.
Зіставляємо угоду із задачею чи проєктом: назву угоди — із заголовком, клієнта й посилання на картку — з описом, менеджера CRM — з підписником, виконавця в Asana — з відповідальним, якого видно в CRM. Розділи й власні поля Asana зіставляємо з етапами, які ви хочете бачити на угоді.
Домовляємося, що що запускає: угода, позначена як виграна, створює проєкт із вашого шаблону або задачу в обраному проєкті; запит клієнта, позначений у CRM, створює задачу; задача, завершена в Asana, змінює етап угоди; коментар до задачі копіюється в історію клієнта.
Налаштовуємо сповіщення: Asana сама надсилає під'єднанню повідомлення щоразу, коли задачу в обраних проєктах створено, змінено, завершено чи прокоментовано, — тож нічого не треба перевіряти руками. Повідомлення фільтруємо до подій, що важливі для CRM, тож під'єднання не тоне в усьому, що відбувається в Asana.
Спершу запускаємо під'єднання на тестовому проєкті, звіряємо задачі, які воно створює, з вашим шаблоном і лише тоді спрямовуємо на робочі проєкти. Ваші дошки, таймлайни й правила всередині Asana лишаються такими, як були.
Сценарії автоматизації
01
Виграна угода відкриває проєкт із вашого шаблону
Булопісля кожного продажу акаунт-менеджер руками створює проєкт в Asana, копіює чекліст із попереднього і передруковує дані клієнта — пів години на клієнта, і кроки губляться.
Сталощойно угоду позначено як виграну, з вашого шаблону з'являється проєкт із клієнтом, погодженим обсягом, дедлайном і посиланням на угоду; керівник команди лише призначає людей.
02
Запит клієнта стає задачею з посиланням на картку
Булоклієнт пише «замініть, будь ласка, логотип на банері», менеджер пересилає це дизайнеру в чат, а за тиждень ніхто не пам'ятає, який клієнт і який банер.
Сталоменеджер позначає повідомлення як запит у CRM, і в Asana з'являється задача зі словами клієнта, посиланням на картку та ім'ям менеджера; дизайнер відкриває картку і бачить усю історію, перш ніж почати.
03
Задачу завершено — менеджер бачить це в CRM
Буломенеджер кілька разів на день питає команду «вже зробили?», а клієнт питає те саме в менеджера.
Сталоколи команда завершує задачу або переносить її в інший розділ в Asana, угода в CRM сама показує той самий етап, і менеджер відповідає клієнту, не відкриваючи Asana.
04
Коментар команди потрапляє в історію клієнта
Булодизайнер пише в задачі «потрібен вихідний файл від клієнта», а менеджер бачить це лише тоді, коли здогадається відкрити Asana.
Сталокоментар до задачі копіюється в історію клієнта в CRM з автором і часом, менеджер читає його у звичному місці й одразу просить у клієнта файл.
Як це працює технічно
Для тих, хто перевіряє: кожен пункт веде на сторінку офіційної документації, звідки він узятий.
Платформа Asana побудована на REST API, компонентах застосунків і вебхуках; застосунки можна публікувати або будувати лише для власної організації.
Персональний токен доступу дає доступ до REST API Asana від імені власника; для застосунків, що діють від імені інших користувачів, Asana рекомендує OAuth.
Події вебхуків доставляються в середньому швидше за хвилину, більшість — у межах 10 хвилин; якщо сервер-отримувач не відповідає за 10 секунд, Asana повторює доставку до 24 годин.
Asana обмежує, як часто до неї можна звертатися: кількість запитів за хвилину залежить від того, чи ваш домен Asana на платному тарифі, а при перевищенні Asana відповідає помилкою 429 і вказує, скільки секунд зачекати; під'єднання будується так, щоб чекати й повторювати, а масові зміни йдуть порціями. Одночасно в роботі може бути не більше 50 читань і 15 записів, а важкі завдання — дублювання проєкту, створення з шаблону чи експорт — обмежені 5 одночасними на користувача, включно з тими, що цей користувач запускає в Asana руками. Сповіщення від Asana зазвичай приходять протягом хвилини, але Asana будує їх за принципом «не більше одного разу»: у рідкісних випадках подія може не дійти, і повторити її не можна, тож для змін, які не можна втратити, поверх сповіщень ми додаємо періодичну перевірку. Щоб узагалі отримувати сповіщення, під'єднанню потрібен власний сервер із публічною адресою, який відповідає за 10 секунд; якщо він мовчить, Asana повторює добу і зупиняється. Особистий ключ доступу діє від імені людини, яка його випустила, тож радимо названого користувача з доступом лише до погоджених проєктів і регулярний перегляд виданих ключів.
Скриншоти
Проєкт в Asana у вигляді списку задач: коли угода рухається в CRM, тут з'являється така задача з потрібним виконавцем і датою.Джерело: asana.com ↗Asana Service: надходить запит, процес проходить свої кроки, статус оновлюється — ті самі події ми відображаємо в CRM.Джерело: asana.com ↗
Як почати
Три кроки від першого повідомлення до роботи над вашим проєктом.
01
Залиште заявку
Опишіть задачу у формі — текстом або голосом. Бюджет і строки — за бажанням.
02
Ми розбираємо й оцінюємо
Розробник вивчає ТЗ, уточнює незрозуміле й надсилає оцінку.
Ні. Команда лишається в Asana зі своїми проєктами, дошками й таймлайнами; CRM лише читає хід задач і коментарі та показує їх на угоді. Єдине, що для них змінюється, — нові задачі вже містять дані клієнта й посилання на картку, тож вони перестають питати «для кого це?».
Під'єднання побачить усі наші проєкти в Asana?
Воно бачить лише те, що дозволено користувачу, від імені якого воно входить, тож радимо названого користувача з доступом лише до погоджених проєктів. Сповіщення додатково фільтруємо до подій, що важливі для CRM, тож під'єднання чує лише про ці задачі. Будь-який ключ можна відкликати в налаштуваннях облікового запису Asana будь-якої миті.
Чи може зміна в Asana загубитися дорогою до CRM?
Asana чесно каже, що її сповіщення доставляються «не більше одного разу»: у рідкісних випадках подія може не дійти, і повторити її не можна. Тому для найважливіших полів — завершена задача, змінений дедлайн — поверх сповіщень ми додаємо періодичну перевірку, і пропущена подія підхоплюється наступним проходом.
Хто головний — Asana чи CRM?
Вирішуємо це для кожного поля, а не для системи. Клієнт, угода й погоджений обсяг живуть у CRM і показуються в Asana; хід задач, виконавець і виконана робота живуть в Asana і показуються в CRM. У кожного поля один дім, тож вони ніколи не сперечаються.
Розкажіть, що потрібно підключити
Опишіть задачу текстом або голосовим. Ми подивимось, що у вас є, і відповімо планом.
Asana — товарний знак правовласника. CoreviaFlow не афілійована з ним, якщо не вказано інше. Скриншоти взяті з відкритих матеріалів розробника, джерело — під кожним.